Cas pratique

Un important détaillant et grossiste en eau, gaz et électricité du canton du Tessin fournit quotidiennement ses produits et services à plus de 110'000 clients, particu-liers et entreprises. Cette entreprise d’approvisionnement en énergie de taille moyenne promeut l’efficacité énergétique et les énergies renouvelables ; elle emploie environ 370 salariés.

Depuis des années déjà, la distribution d’énergie pour les gros clients est soumise à une forte pression sur les prix. La libéralisation partielle du marché de l’électricité et le « oui » à la stratégie énergétique 2050 engendrent de nouveaux chalenges pour les entreprises d’approvisionnement en énergie. C’est pourquoi notre client s’est donné pour objectif d’optimiser le processus de distribution existant et de l’automatiser dans une large mesure.

Pour commencer, les exigences du client ont été élaborées de façon détaillée. Par exemple, dans le cas d’une commande, la somme des achats doit être actualisée automatiquement afin que les couts d’approvisionnement puissent être minimisés, les erreurs évitées et les ressources économisées. Un autre objectif était d’organiser son propre système de gestion des données énergétiques BelVis Vente. Pour cela, toutes les données de mesure sont tenues à jour en interne et elles seront aussi disponibles à l’avenir pour d’autres analyses.

Après l’analyse du processus existant par Optimatik, on a pu définir des mesures d’optimisation potentielles conjointement avec le client et le fournisseur de la nouvelle solution CRM. Pendant l’analyse déjà, il est apparu que le module de chiffrage des offres AnKa-fix4 est parfaitement indiqué en tant que complément du système de gestion des données énergétiques existant. Le système de gestion des données énergétiques (GDE) de BelVis comme plaque tournante centrale des données de mesure et le module AnKa-fix avec son interface vers le système de CRM externe offrent exactement à notre client les possibilités dont il a besoin pour rendre plus efficace le traitement des processus de vente. Cette solution permet de remplacer la solution d’offres existante sous Excel, et de réduire au minimum nécessaire d’autres travaux effectués manuellement.

Automatisation du chiffrage des offres et des processus en aval
Les offres sont créées dans le système de CRM, et transmises à AnKa-fix4 puis chiffrées via des interfaces automatisées. Les résultats sont renvoyés dans le système de CRM de façon entièrement automatisée, puis envoyés aux clients sous la forme d’une offre complète incluant le contrat. Si le client accepte l’offre, le système de CRM transmet au service des achats les données nécessaires aux pronostics d’approvisionnement. Cette nouvelle solution remplit en outre une condition importante pour notre client : disposer de limites définissables pour les majorations et les réductions dans le chiffrage des offres. S’il est nécessaire, par exemple, de des-cendre en dessous d’une limite pour des raisons particulières, l’accord du directeur des ventes est nécessaire

L’optimisation du processus d’offre permet à notre client de réduire sensiblement les couts par offre. L’automatisation des différentes étapes fait gagner beaucoup de temps. Auparavant, les informations devaient souvent être demandées par téléphone ou par courriel. Maintenant, les informations nécessaires sont disponibles de façon centralisée dans les systèmes. De plus, la qualité des offres a pu être nettement augmentée, et grâce aux limites définissables, les risques d’erreurs et de sécurité ont pu être réduits.

Les données des mesures et des pronostics du système de gestion des données énergétiques BelVis Vente peuvent désormais être aussi utilisées à d’autres fins. Les collaborateurs du service des ventes ne disposaient jusque-là des données de mesure que sous la forme de fichiers Excel. Maintenant, elles sont disponibles de façon centralisée, elles peuvent être analysées graphiquement et regroupées par champ d’information. En outre, l’outil de pronostic utilisé jusque-là peut être intégralement remplacé par les fonctionnalités de BelVis GDE.

Grâce à l’échange automatisé de données, les pronostics d’approvisionnement sont actualisés dès la conclusion du contrat et envoyés au service de gestion de portefeuilles (BelVis PFM). Ainsi le service des achats disposet-il en tout temps des volumes de vente actualisés par segment de clientèle, ce qui réduit les risques liés aux volumes, et donc aussi les couts d’approvisionnement.

Grâce à la solution installée, notre client est en mesure de réagir rapidement aux besoins de ses clients, tout en économisant simultanément du temps et des couts sur les étapes du processus qui sont devenues obsolètes. Au-delà, il est possible de détecter plus facilement le potentiel d’un client et d’augmenter encore la compétitivité. Notre client est désormais on ne peut mieux armé pour les chalenges à venir sur le marché de l’électricité.