Comment transférer les données commerciales du fournisseur d’énergie St. Gallisch-Appenzellische Kraftwerke AG (SAK) de manière efficace et sûre ?
SAK approvisionne quelque 440’000 personnes en électricité dans les cantons de Saint-Gall, d’Appenzell Rhodes-Extérieures et d’Appenzell.
Dans le domaine de la production de courant et de chaleur à partir d’énergies renouvelables, SAK fait preuve de clairvoyance. En effet, l’entreprise s’engage dans la construction et l’exploitation d’installations de production d’électricité et de pompes à chaleur et participe aux investissements qui en résultent.
Le fournisseur d’énergie met également en place un réseau en fibre optique pour la transmission rapide de données. Forte d’environ 310 salariés, SAK couvre l’ensemble de la chaîne de création de valeur : approvisionnement en énergie, planification, construction, exploitation et entretien de réseaux et d’installations, vente et facturation.
La mission
Au fil des ans, SAK a vu croître les exigences en termes d’échange de données commerciales. Ainsi, de nombreux fournisseurs d’énergie établis ont confié l’envoi de données à SAK/Energieplattform AG. Par ailleurs, de nouvelles exigences sont apparues, ce qui s’est traduit par une nette hausse de la quantité de données.
Le système en place était certes en mesure d’envoyer les données, mais ne possédait pas de fonctions de contrôle. Le contrôle devait donc être effectué manuellement. Il n’était par conséquent pas possible de garantir durablement la qualité, notamment celle des envois journaliers et mensuels comprenant plus de 900 transferts de données. SAK avait besoin d’une solution garantissant un contrôle aisé et fiable des envois journaliers et mensuels.
En l’occurrence, elle accordait une importance toute particulière à la consignation continue de l’ensemble des transferts de données pour pouvoir retracer chaque étape et améliorer la qualité des envois.
La solution
L’équipe BPM d’Optimatik chargée d’optimiser les processus d’entreprise des fournisseurs d’énergie s’est attelée à la tâche. Après avoir analysé la situation, elle a proposé l’Energie Prozess Monitor (EPM).
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Ce paquet de processus mis au point par Optimatik repose sur une plateforme de gestion des processus d’entreprise. Grâce à ses diverses options d’intégration, l’EPM relie en continu les systèmes internes de SAK à ceux des clients et des partenaires.
Aujourd’hui, il se charge également de l’envoi des données pour le décompte d’énergie et la lecture à distance des compteurs et transfère les données commerciales conformément aux recommandations de l’AES (SDAT-CH).
Les avantages
L’EPM est devenu au quotidien un outil indispensable pour SAK. Il permet aux collaborateurs d’avoir une bonne vue d’ensemble de leurs processus et donc de fournir des prestations de service contractuelles d’excellente qualité. L’envoi des données est archivé conformément aux règles d’audit.
L’EPM a comblé nos attentes, notamment en termes de stabilité, de fiabilité et de clarté. En outre, nous aimons beaucoup travailler avec Optimatik. Nous obtenons toujours rapidement des réponses et apprécions la bonne communication avec les chefs de projet. »
Stefan Mosberger, responsable systèmes SAK
Il est possible a posteriori de retracer avec précision chaque échange de données. Si quelque chose ne fonctionne pas, le responsable du processus reçoit un message et il bénéficie du soutien efficace d’un moniteur de processus lors du dépannage. En raison du nombre accru de changements de fournisseur, cette aide est d’autant plus importante pour SAK en début d’année.
Dans le domaine de la facturation, l’exhaustivité des données est cruciale. Ici aussi, SAK profite d’un gain de temps conséquent grâce à l’EPM, ce dernier indiquant immédiatement à l’utilisateur les données manquantes qu’il se doit d’obtenir.
L’EPM est devenu au quotidien un outil indispensable pour SAK. Il permet aux collaborateurs d’avoir une bonne vue d’ensemble de leurs processus et donc de fournir des prestations de service contractuelles d’excellente qualité. L’envoi des données est archivé conformément aux règles d’audit.
L’avenir
Il est possible à tout moment de rajouter des paquets de processus au système BPM dont la plateforme accueille l’EPM. De cette manière, SAK est parfaitement préparée aux futures évolutions du marché de l’énergie. Par ailleurs, l’entreprise a déjà intégré d’autres sujets visant à optimiser ses processus.